Gli atti notarili rappresentano documenti pubblici, privi di riservatezza, pertanto è sufficiente formulare una richiesta al fine di ottenerne una copia. Le ragioni alla base della necessità di acquisire una copia di un atto notarile possono variare: smarrimento, esigenza di disporre di un documento redatto da terzi, e così via.

Ma come procedere per ottenere tale duplicato?

Per ottenere una copia di un atto notarile, esistono principalmente tre opzioni disponibili:

1. Effettuare una richiesta presso il notaio che ha redatto l’atto.
2. Rivolgersi all’Archivio Notarile competente.
3. Chiedere una copia dell’atto notarile all’Agenzia delle Entrate.

La responsabilità di rilasciare copie degli atti notarili è affidata ai notai stessi che hanno sottoscritto i documenti in questione. Nel caso in cui il notaio abbia cessato la sua attività o si sia trasferito in un diverso distretto notarile, è necessario rivolgersi all’Archivio Notarile. È importante contattare l’archivio notarile del distretto in cui il notaio operava al momento della registrazione dell’atto. Per ottenere la copia, è sufficiente presentare una richiesta all’archivio notarile durante gli orari di servizio al pubblico. Al di fuori di tali orari, non è possibile inoltrare richieste di copie, effettuare ricerche sugli atti o richiedere la loro lettura.

Infine, è opportuno sapere che è altresì possibile richiedere una copia dell’atto notarile direttamente all’Agenzia delle Entrate.

In tutti i casi, è possibile presentarsi personalmente presso gli uffici competenti o effettuare la richiesta in via telematica.

Come punto di partenza, è necessario avere a disposizione alcune informazioni che permettano di individuare il documento desiderato all’interno delle banche dati dell’ente competente a cui ci si è rivolti.

Tra i dati necessari vi sono il nome del notaio e i dettagli dell’atto, inclusi la data e il numero di repertorio o di raccolta. Nel caso in cui manchino tali dettagli, è importante condurre una ricerca preliminare nell’archivio notarile, utilizzando i dati di cui si è a conoscenza.

Una volta ottenuti i dettagli necessari, è possibile procedere con l’invio della richiesta. Le modalità di richiesta variano a seconda dell’ente a cui ci si rivolge, ma in generale, in tutti e tre i casi, è fondamentale compilare un modulo di richiesta che richiederà di specificare vari aspetti, tra cui:

• Il formato desiderato per la copia: cartaceo o elettronico.
• La necessità di una copia di atto notarile in carta semplice o timbrata.
• Le preferenze riguardo al metodo di consegna della copia.

Per quanto concerne le opzioni di consegna del documento richiesto, è possibile scegliere tra diverse alternative:

• Ritirare il documento di persona presso l’ufficio in cui è stata effettuata la richiesta.
• Ricevere il documento tramite posta ordinaria con opzione di raccomandata.
• Ricevere il documento tramite fax.
• Ricevere il documento tramite posta elettronica, ma soltanto se la copia è in formato telematico.

È fondamentale che la richiesta sia accompagnata da una ricevuta che attesti il pagamento dei diritti e delle spese necessarie.

Al momento di richiedere una duplicazione dell’atto notarile, è importante indicare se si preferisce una copia su carta libera o su carta bollata, in relazione all’uso previsto per il documento. Infatti, la scelta tra i due dipende dalla natura dell’impiego: in alcune situazioni, un atto su carta bollata è richiesto, mentre in altre circostanze una copia su carta semplice è sufficiente.

Qual è il costo associato alla richiesta di una copia di un atto notarile?

La ricerca, la produzione e il rilascio di copie di atti notarili comportano l’applicazione di diritti di cancelleria e spese. Gli importi da pagare possono essere fissi o variabili, a seconda del tipo di atto richiesto.

Vediamo insieme le tariffe per ottenere una copia di un atto notarile e le spese fisse associate quando ci si rivolge a un archivio notarile:

Tra le spese fisse, è importante sottolineare che per ogni richiesta inviata all’archivio notarile è richiesto un contributo di 1 euro. Inoltre, è previsto un diritto complessivo di 6 euro per ogni attività di ricerca effettuata. Nel caso in cui si desideri solamente leggere o ispezionare un atto, senza richiederne una copia, il costo totale è di 10 euro.

Per ottenere copie autentiche, sia in formato cartaceo che informatico, è previsto un costo di 18 euro per la copia autentica e di 27 euro per la copia esecutiva. A questi importi si aggiungono i costi fissi: 6 euro per la ricerca e 1,50 euro per i diritti di scritturazione.

È inoltre possibile che sia richiesto un bollo, con un importo di 16 euro ogni 100 righe per copie cartacee o un importo forfettario di 16 euro per copie in formato telematico.

Le somme dovute devono essere pagate attraverso bonifico o bollettino, versate sul conto corrente dell’Archivio. Nel caso in cui si scelga di rivolgersi a uno studio notarile, i costi potrebbero variare da studio a studio, e i tempi potrebbero allungarsi.

In alternativa, un’opzione valida, rapida e sicura è rappresentata dalla richiesta di atti notarili online tramite un portale specializzato come Trovavisure.it.